בהמשך לבלוג-פוסטים הקודמים Online to Offline ו-מודלים עסקיים בקהילה בהם דיברתי על יציאת חברי הקהילה מהמרחב הדיגיטלי אל המרחב הפיסי ועל כך שזו אפשרות למוניטיזציה עבור מנהלי הקהילה, הפעם ארחיב על מה רצוי שיכלול האירוע עצמו, כמובן זה אינדיבידואלי לכל קהילה, אך הבסיס ברוב המקרים - הוא אותו הבסיס.
מה כולל אירוע קהילה מבחינה טכנית:
- הכרזה על האירוע (איוונט - תאריך ומיקום).
- דף מקוון לרישום המשתתפים.
- מקום אירוח נגיש (רצוי מאוד שיהיה בקירבת חניון ותחנת רכבת - אם אפשרי).
- תוכן.
- קידום של האירוע בנכסים הדיגיטליים של הקהילה.
- כיבוד (מומלץ).
- משוב מחברי הקהילה (!!!).
הכרזה על האירוע -
במידה והמרחב הקהילתי העיקרי שלכם נמצא בפייסבוק, רצוי לפתוח בנוסף לקבוצה בפייסבוק, גם דף עסקי אשר יחובר ישירות אל הקבוצה.
מה שאני עשיתי הוא פתחתי דף עם שם הקהילה והגדרתי שהוא מוכוון לאירועים ומיטאפים, וחיברתי אותו ישירות לקבוצה בפייסבוק, ושם אני מעדכן לגבי כל אירועי הקהילה.
בדף עצמו אני עושה את כל תהליך פתיחת האיוונט (Event), היתרון בפתיחת אירוע בדף על פני פתיחת האירוע בקבוצה (בייחוד אם היא סגורה), היא שניתן לשתף את האירוע החוצה. לעומת אירוע בקבוצה, בו רק מי שנמצא בפנים יכול לראות אותו. המטרה שלנו באירועים, היא גם לחשוף את האירוע ואת הקהילה בפני אנשים חדשים רלוונטיים.
עוד מטרה בפתיחת דף עסקי עבור הקהילה, היא מקור נוסף להגדלת החשיפה.
נושא החשיפה כמו שאנחנו יודעים, הוא נושא מאוד חשוב ומאתגר, מאחר והחשיפה היום בעידן "עודף המידע" נעשית יותר ויותר קשה, ולכן הדף העסקי עבורנו הוא עוד מקום לקבל חשיפה לפעילות שלנו, בפני חברי הקהילה.
באיוונט אנחנו נרשום את כל הפרטים הטכניים לגבי האירוע - תאריך, שעה, מיקום, פרטים על התוכן שיהיה באירוע, ונוסיף לינק להרשמה לאירוע (רכישת כרטיסים).
עבור הבאנר שבאיוונט, אני אישית נעזר באתר canva.com, אתר מדהים, שמרביתו חינמי (אלא אם כן אתם צריכים עיצובים מיוחדים), ובו ניתן להכין באנרים, מסמכים או כל דבר גרפי כזה או אחר, בקלות רבה.
דף לרישום משתתפים -
בשביל שנוכל לעקוב אחר כמות הנרשמים, ראשית בשביל לדעת האם הקידום שאנחנו עושים לאירוע אכן עובד, ומנגד לראות שאנחנו לא עוברים את מכסת המקומות שיש לנו, רצוי מאוד להכין לינק בו המשתתפים יוכלו להרשם ולשריין מקום.
אם האירוע הוא חינמי לחברי הקהילה, אני נעזר באתר eventbrite.com, בו ניתן לפתוח אירוע בקלות, ובמידה והאירוע שלכם הוא חינמי, גם הפלטפורמה שלהם היא חינמית עבורכם.
אם האירוע הוא בתשלום, אני אישית נעזר במערכת של eventbuzz.co.il, לאחר סקר שוק שעשיתי לפלטפורמות של סליקת אשראי, הם היו הזולים ביותר - 5% עמלה מהברוטו.
בנוסף, המערכת שלהם מאוד ידידותית ואינטואיטיבית ויש להם שירות לקוחות מצויין.
מקום אירוח נגיש -
באופן אישי אני בוחר את מקום האירוע, בהתאם לאווירה אותה אני רוצה לייצר.
אם זהו אירוע קליל וכיפי, אני עושה אותו לרוב בבר (מרווח).
במקרה זה הדיל שלי עם בעל הבר - הוא שהמקום אינו בתשלום עבורי, ובעצם התשלום שלו הוא האוכל והשתייה שחברי הקהילה מזמינים, ואני מנגד - "סוגר" לו את המקום באופן מלא, והוא מקבל גם חשיפה בפרסומים לגבי האירוע. דבר נוסף שניתן לעשות (מנסיון), הוא לבקש הנחה מסויימת בתפריט עבור חברי הקהילה, מאחר ואתם ממלאים את המקום - למשל 30% הנחה על התפריט/אוכל/שתיה.
אם זהו אירוע בו אני רוצה אווירה שהיא יותר לימודית, אני לרוב מזמין כיתת הרצאה, ומוסיף לזה גם כיבוד קל - עוגיות, סנדוויצ'ים, תה, קפה.. לבחירתכם כמובן, אבל רצוי שיהיה משהו מינימלי עבור החברים המגיעים, לרוב אחרי שעות העבודה. כאן אני גובה כסף על הכרטיסים, במטרה לכסות את הוצאות האירוע.
בשני המקרים, חשוב מאוד שמקום האירוע יהיה נגיש - חניון בצמוד למקום, ואם ניתן - שיהיה קרוב יחסית לתחנת רכבת. לקחת בחשבון שמגיעים אנשים גם מחוץ לעיר, הם עושים מאמץ להגיע וחשוב מאוד להתחשב בזה.
תוכן -
היום, עם ריבוי האירועים וריבוי הקהילות, הופך להיות מאתגר מאוד לגרום לחברי הקהילה (או אנשים באופן כללי) לצאת מהבית, לפנות זמן ולהגיע לאירוע שאתם מפיקים, ולכן כדאי שהוא יהיה שווה את זה. אם האירוע הוא שבלונה חוזרת של דבר אחר שהם חוו בעבר, סביר להניח שהם לא ירצו לחוות את זה שוב.
ולכן, יש לכם נכס אסטרטגי מדהים לבחירת תוכן לאירועים ולרעיונות - הקהילה עצמה!
כמה אפשרויות בנושא הזה:
מדי פעם בפעם, אני מעלה סקרים (כמו שציינתי בפוסט קודם שלי אנשים אוהבים סקרים) בהם אני שואל את חברי הקהילה איזה עוד תוכן הם מעוניינים לקבל, מה עוד חסר להם, מה עוד היו רוצים לשמוע.
מהנושאים המדורגים ע"י הרוב - אני דואג להביא מרצים אשר יעבירו תוכן בנושא.
באחד הבלוג-פוסטים הבאים שלי, אדבר על הסטטיסטיקה אותה ניתן לראות בקבוצת פייסבוק, ויכולה לסייע לנו גם כאן. ניתן לראות שם (על פרק זמן מסויים) אילו פוסטים שעלו ע"י חברי הקהילה, קיבלו הכי הרבה מעורבות (נמצאים תחת הקטגוריה Top Posts), גם משם אני גוזר תוכן לאירועים - מאחר וזה התוכן שמעניין את חברי הקהילה שלכם.
ודבר אחרון והכי טריוויאלי, תשאלו ישירות את חברי הקהילה שלכם מה הם רוצים.
כאשר אתם מעוניינים להפיק אירוע, אתם יכולים לשאול את הקהילה: ״אם היינו מקיימים אירוע לחברים, על מה הייתם רוצים שהוא יהיה?״. או שוב פעם, סקר בו תתנו מספר אלטרנטיבות ברורות ותשאלו אותם מה הם היו מעדיפים.
למה זה טוב?
- אתם מערבים את הקהילה כבר בשלב מוקדם, מה שמאפשר לכם לייצר באזז מהתהוות הרעיון.
- הם מרגישים שהם חלק (מאוד חשוב תמיד לחבר את הקהילה לכל מה שקורה בה) - לוקחים חלק פעיל בהפקת האירוע.
- אתם יודעים למי לפנות כדי לקדם את האירוע, במידה ואתם צריכים עזרה.
נ.ב
מכיוון שהחברים מגיעים בנוסף בשביל להכיר את החברים האחרים, זה חשוב ביותר שתהיה להם הזדמנות ומסגרת זמן מספקת בשביל לעשות זאת.
אני עושה תמיד הפסקה באמצע (15-20 דקות), וחצי שעה לפני תחילת ההרצאות, בכדי שיהיה זמן לאנשים להתחבר ולהתמנגל. אחד המרכיבים שיהפכו את האירוע למצויין - הוא האנשים עצמם. זו ההזדמנות להכיר האחד את השניה, ולא פחות חשוב, להכיר אתכם - המובילים שלה.
קידום של האירוע בנכסים הדיגיטליים של הקהילה -
מאוד ממליץ לכם לתחזק כמה נכסים דיגיטליים עבור הקהילה.
אחת הסיבות היא נושא החשיפה, יש אנשים שיחשפו לתוכן במקום אחד ואחרים באחר, בהתאם למקומות בהם הם נמצאים לרוב.
וסיבה שנייה, היא כי לעולם אין לדעת מתי נכס דיגיטלי מסויים יהפוך ללא רלוונטי, בכך אנחנו בעצם "מפזרים סיכונים" על פני מספר נכסים.
אישית אני מחזיק - קבוצת פייסבוק, דף פייסבוק, קבוצות וואטסאפ, אתר אינטרנט ייעודי לקהילה, דף אינסטגרם, רשימת תפוצה (כאן אני נעזר בפלטפורמה של mailchimp.com שהיא חינמית עד 2000 אנשי קשר). ובכל אלה, אני שולח פרטים לגבי האירוע הקרוב.
משוב מחברי הקהילה (!!!) -
לא סתם שמתי סימני קריאה (!!!).
אחד הדברים החשובים ביותר אחרי כל אירוע - הוא המשוב!
גם עבורכם, בכדי להבין האם האירוע היה מדוייק לחברים, ואם לא - לראות כיצד ניתן לדייק יותר לפעם הבאה, וגם (שוב) בשביל שחברי הקהילה יראו שבאמת אכפת לכם וייקחו בזה חלק. בסופו של יום, האירוע הוא עבורם. עבור יצירת המשוב, אני נעזר ב-Google Form פשוט.
משוב שאני אישית מאוד אוהב, ולקחתי ממנו השראה, הוא המשוב של פאקאפ נייטס Fuckup Nights, אשר הם שולחים בתום כל אירוע שלהם.
כך הוא נראה (השאלה הפתוחה בסוף, היא מצויינת):
תוכלו למצוא מידע, טיפים, הרצאות וראיונות על ניהול קהילות דיגיטליות, העוסקים בין היתר בתהליך בניית הקהילה, עידוד מעורבות בקהילה, מודלים עסקיים, ויצירת קהילת לקוחות עבור בעלי עסקים
באתר, דף הפייסבוק או ערוץ היוטיוב.